Medlemsregister & -vård

Va igen på föreläsning igår. Denhär gången om lagstiftningen kring medlemsregister, värvning av medlemmar och medlemsvård.

Riktit intressant och S. Gripenberg var en bra föreläsare. Det ordnades av SFV vid Folkhälsanhuset i Vasa kl 14-16 (men slutade som tur lite i förtid så man hann före den värsta trafikrusningen).

Nå, han skulle skicka ut sitt material via e-post åt alla deltagare så får bara dra mig till minnes vad vi pratade om.

Av alla finlandssvenskar så är 53% aktiva i minst en förening och 11% aktiva i minst tre olika föreningar. Och det bildas ca 2000 nya föreningar varje år medan kanske 1000 upphör (populärast just nu är att starta livsstilsföreningar såsom vinklubbar).
Det viktigaste för att en förening ska gå framåt är frivilligarbetet bland medlemmarna, och Ruralia gjorde en undersökning att arbetet som frivilliga arbetare inom föreningen gör skulle, om köpt av tredje sektorns arbetare, kosta sex gånger så mycket som man kan anse att frivilligarbetare får (i förmåner m.m.). Så allt som satsas på att behålla de aktiva i en förening betalar tillbaka sig sexfalt.

Man måste vara minst tre personer för att grunda en förening men medlemmar kan vara vem som helst som har rättshandlingsförmåga (privatpersoner eller ett samfund, beroende på föreningens stadgor).

Det ska protokollföras vilka som blivit nya medlemmar och vilka som uteslutits eller gått ur.

Registret över medlemmarna är obligatoriskt och det ska framförallt vara logiskt! Styrelsen får delegera uppgiften åt en person (alltså att sköta om registret) men de är alltid lika mycket ansvariga som denne ifall något går fel.
Man får inte ta upp vilken data som helst utan endast sådant som kan anses relevant eller som behövs för att kunna skilja två personer med samma namn åt (t.ex. Hasse Hanson i Jakobstad och Hasse Hanson i Borgå, allergier eller allvarliga sjukdomar bland barn man har ansvar över). Vid registrering av medlemmar borde man få ALLA förnamn (men detta slarvar de flesta föreningar med).

Något som var nytt för mig var att ALLA medlemmar har rätt att veta vem annan som är medlem i föreningen. Att man får inte ens neka till utlämnande av basuppgifter (namn, födelsetid, hemort/address och telefonnummer) för medlemmar ska ha möjlighet att ordna träffar vid sidan av möten. Och därför är det helt okej också att skicka e-post där allas adresser är synliga -så länge alla mottagare är medlemmar.

Måste finnas en Registerbeskrivning som medlemmar (eller andra intresserade) har tillgång till om de vill, enklast är att lägga det på hemsidan.

I medlemsvården är det då att se till att gamla medlemmar förblir medlemmar, att få dem känna sig som en del av föreningen genom personlig kontakt (bättre än endast elektronisk), träffar för nya medlemmar m.m.

Väldigt intressant och jag har redan en hel del ideer!